Делегирование как резерв времени. Как правильно делегировать

Главная причина, почему нам сложно делегировать – это наше подсознательное желание все контролировать. Боязнь, что кто-то поймет не так или неправильно сделает, толкает нас на то, чтобы самим сделать лишнюю работу за других.

Таким синдромом универсального менеджера – снежинки страдают многие. Для переосмысления данной роли важно понять ее недостатки:

1.Мы сделаем за других работу хуже. Иногда не хватает терпения объяснить, как должен выглядеть макет и я пытаюсь сам в painte набросать картинку. Тогда как дизайнер выполнит эту же работу как профессионал более качественно, может по другому и со своим углом зрения, но лучше как специалист. Эффективнее в сложном проекте или спорных ситуациях направить энергию на то, чтобы лучше объяснить идею. Используя визуализацию, схемы, storytellingи, наглядные примеры реализации яснее изложить свои требования.

2.Мы сделаем ту же работу за других дольше, так как нам потребуется время разобраться в инструментах и в незнакомой нам сфере. А профессионал в своей области кроме того что «набил руку», имеет нужный опыт обхода ошибок. И, если мы не хотим делать дольше, «набивать шишки» и переделывать несколько раз, то проще найти нужного специалиста и делегировать ему задачу.

3.Не хватает время для действительно наших задач, которые именно мы можем решить эффективно. Например, product owner, который отдал дизайн дизайнеру, а техническую реализацию разработчику, может вдумчиво формировать стратегию развития продукта, отслеживать тенденции, глубже анализировать Клиентский опыт.

4.Теряется мотивация и ответственность у исполнителей, так как у них ограничивается автономия в принятие решения. А они могли бы придумать и сделать лучше. При выполнении одной работы на двоих (между универсальным менеджером-снежинкой и самим исполнителем) размывается ответственность и это приводит к неудачному результату.

Таким образом, на вопрос, надо ли делегировать ответ однозначный - Конечно надо! Вопрос в другом, а как правильно?

Как делегировать

Есть ряд принципов, которые помогают правильно делегировать:

1.Постановка задачи. Нужно изначально обозначить полномочия: либо дать автономию, либо дать более точные требования с ограничениями.

2.Обозначить важность задачи. При понимании зачем для Клиента делается та или иная опция исполнителю легче вникнуть в контекст.

3.Совместное планирование. Надо обязательно спросить, какая текущая загрузка у исполнителя для понимания объективных сроков.

4.Обговорить крайние сроки, то есть реперные точки проверки хода работ. Даже если его нет, то надо придумать, обозначив «мягкие» сроки, например, интервал, которым исполнитель может воспользоваться для обозначения окончания работ.

5.Контроль. По мере выполнения необходимо периодически уточнять ситуацию. И тут важен баланс: не спрашивать излишне часто (многие менеджеры грешат этим, дергая зря исполнителей), а с другой - не получить неожиданный провал в последний момент. Можно сделать дежурный звонок за некоторое время до окончания, за день или два. Уточнить все ли в порядке по работе, нет ли проблем или вопросов. Это напомнит исполнителю о сроках, и при реальном возникновении реальной трудности, уточнить как лучше сделать и в этот момент синхронизировать понимание.

Часто к нам в отдел приходят новые коллеги. которым надо что-то делегировать, но которые неопытны и мы вместо трудного обучения идем на соблазн сделать многие быстро самим.

Как инструкция по правильному делегированию можно использовать пример жизненной ситуации - “Как папа приучает ребёнка ходить в школу самостоятельно”, где показан алгоритм делегирования в упрощённом виде (из статьи Евгения Севастьянова «Пошаговый алгоритм делегирования задач подчинённым от А до Я»).

Как научить ребенка новому

Процесс делегирования в рассматриваемой модели разделён на этапы, с каждым из которых растёт уровень самостоятельности ребёнка, который состоит из последовательности типовых шагов:

Шаг №1. Папа проходит этап вместе с ребёнком за ручку, где делает всё сам.

Шаг №2. Отец проводит предварительную теоретическую и практическую подготовку ребёнка для данного этапа (приводит примеры, демонстрирует выполнение того или иного действия).

Шаг №3. Ребёнок выполняет знакомые ему действия частично самостоятельно (под явным наблюдением отца).

Шаг №4. Папа разрешает возникающие коллизии и проблемы, по итогам разбора дополняет правила и примеры.

Шаг №5. Отец оценивает: может ли в дальнейшем ребёнок выполнять этот этап самостоятельно? Если “Нет”, перейти на “Шаг №2” или “Шаг №3”. Если “Да”, перейти на “Шаг №6”.

Шаг №6. Ребёнок выполняет этап самостоятельно (папа может наблюдать издалека, незаметно для ребенка).

Шаг №7. Плановый контроль со стороны отца и сбор информации по возникающим проблемам и отклонениям.

Итак, умение делегировать - это важнейшая способность, которая помогает управлять своим временем намного эффективнее. Возможно половину времени мы можем сэкономить, если научимся не делать лишнюю работу, а это огромный фонд нашей жизни.