Как правильно планировать. Составь список дел

Рассмотрим, что говорят о составлении списка дел специалисты в области тайм-менеджмента.

Первое, планируемое более достижимо, если оно записано (неважно на бумаге или в планировщике приложения). Но проблема настает, когда пересекаются домашние дела, которые мы привыкли держать в голове с рабочими, которые ведем на рабочем компьютере: утром помыть машину, планерка на работе в 10:00, встреча с партнерами, забронировать билеты на самолет, заехать к врачу, подготовить презентацию, позвонить супруге друзьям насчет рыбалки в выходные.

Итак, первая причина, это разные списки дел, соответственно разные приоритеты. Порой эти списки пересекаются и конфликтуют по времени. И мы конечно привыкли, что рабочие дела важнее, а возможно самое важное это позвонить маме.

Тут же рядом вторая причина – отсутствие списка как такового. Держать все в голове наверно возможно кому то поможет развить мышление, но зачем это делать, когда есть простой инструмент – список дел. Его задача все помнить и структурировать. Ну или есть список дел рабочих задач, но в нем не учитываются время с детьми, встречи с друзьями или тренировки. Мы привыкли, что все они остаются на выходные.

Третья причина – это самообман. МакКаббин Трейси, один из успешных бизнес-коучей и специалист тайм-менеджмента полагает, что главная из причин неудачного планирования задач кроется в завышенных ожиданиях: мы стремимся сделать все дела в один день. Тогда как список задач это живой, гибкий инструмент.

Основа планирования

Поэтому важно составляя список дела с объективной оценкой. Написав большой список задач, а потом не выполнив их они становятся просроченными, что влияет на нас негативно, как бы указывая на нашу низкую производительность. А на самом деле, причина - наша жадность в том, чтобы успеть все и сразу.

Уомак Джейсон, известный специалист в области тайм-менеджмента предлагает делать акцент в формулировках задач на две составляющие: глаголов, приносящих деньги и глаголов, делающих нас счастливыми. Дело в том, что иногда большое количество дел создает иллюзию в мыслях, что мы очень заняты, тогда как клиенты того же Джейсона Уомака, говорят что им помогают всего 2-5 действий в продвижении их значимых проектов. Он задает вопрос по конкретным задачам из списка дел, принесет ли оно больше дохода или сделает ли счастливым опрашиваемого.

Еще один известный специалист ПаулаРиццо, автор бестселлера «Списочное мышление: использование списков для повышения продуктивности и успешности и снижения уровня стресса», советует в день брать только одну задачу (стикер), чтобы избежать соблазна сделать все и сразу. И в целом список дел по мнению ПаулаРиццо не должен быть большой, он должен быть предельно коротким. И важно при его составлении каждую задачу обдумывать должен ли ее сделать я или ее можно кому-либо делегировать. Особенно это может относится к мелким бытовым делам, типа уборки или готовки. Если вы конечно любите готовить, то конечно это та задача, которая принесет вам счастье от процесса.

Перечень можно пересмотреть, но еще важнее определять и корректировать правильно его крайний срок. Порядок должен быть не только в самом списке, а учитывать календарь и дедлайны с учетом срочных и важных дел, что также помогает в определении приоритетов. Главное понимать и честно отдавать себе отчет в том, что оптимально.

Итак, при составлении списка дел важно задавать себе следующие вопросы:

1. Записаны ли в список все задачи (не только рабочие)? Насколько реально выполнить задачи в этот день? Возможно, что-то можно исключить или перенести на потом.

2. Какие задачи приносят счастье или доход?

3. Что можно делегировать?

4. Учтены ли крайние сроки задач?

5. Наконец, какие одна или две задачи самые важные?

Надо всегда понимать, что составленный в отрыве от реальности список дел - бесполезен.

Удобный список дел в GrowMeUp, Скачать

Нужно пересмотреть отношение к списку задач, начиная уже с сегодня. Наверняка, половину можно вычеркнуть, если признаетесь себе, что их нереально выполнить за сегодня или даже завтра. Учитывайте в плане некий коэффициент на текучку или какие-то срочные авралы, исправления прошлых дел возможно неожиданные визиты, звонки, встречи, разговоры с коллегами и друзьями.

Также важно понимать, что порой пол часа, проведённые со своими детьми намного ценнее.

И главное - сутки ограничены 24 часами и надо ими грамотно распорядиться.